Top 4 Kiat Untuk Membantu Anda Tetap Produktif Saat Memeriksa Email

4 Kiat Penting Untuk Membantu Anda Tetap Produktif Saat Memeriksa Email

Kami semua ada di sana. Anda fokus pada aktivitas saat ini ketika Anda menerima email dari rekan kerja yang mengalihkan perhatian Anda dari aktivitas Anda saat ini. Penasaran, klik untuk melihat bagaimana hal itu dapat membantu, tetapi itu bukanlah sesuatu yang membutuhkan tanggapan segera.

Namun, Anda mungkin ingin mempertimbangkan apakah Anda harus kembali ke sana sekarang atau mencoba untuk mendapatkan kembali fokus, yang bisa sangat sulit jika Anda sering datang di siang hari.

Dalam artikel ini, kami akan memandu Anda melalui beberapa kiat untuk membantu Anda tetap produktif saat memeriksa email.

1. Batasi jumlah cek inbox per hari

Jika Anda mengklik kotak masuk Anda setiap kali Anda menerima email – atau menunggu satu – Anda akan terganggu. Anda juga perlu mempertimbangkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk kembali bekerja setelah istirahat, terutama jika Anda segera membalas semua email.

Meskipun Anda mungkin merasa sibuk, ini mungkin bukan cara yang paling produktif untuk bekerja. Anda ingin memeriksa kotak masuk untuk menghapus daftar email Anda.

Kecuali jika pekerjaan Anda benar-benar membutuhkan tanggapan segera untuk setiap email, coba batasi jumlah cek harian yang Anda terima. Kami menyarankan Anda memeriksa dan mengkategorikan email Anda dua atau tiga kali sehari: sekali ketika Anda pergi bekerja, sekali setelah istirahat makan siang, dan mungkin satu jam di penghujung hari.

Namun, yang terbaik adalah membuat rutinitas yang sesuai dengan jadwal Anda dan orang-orang yang bekerja dengan Anda. Meskipun Anda dapat segera merespons, itu tidak berarti Anda harus selalu melakukannya, terutama jika Anda berfokus pada tugas atau tenggat waktu yang penting.

Tentu saja, akan ada orang-orang yang Anda perlukan untuk kembali cepat atau lambat, apakah itu atasan Anda, klien Anda, atau karyawan kunci Anda. Saat memeriksa pesan masuk, prioritaskan balasan. Anda juga dapat mengaktifkan peringatan saat orang tersebut mengirimi Anda email dengan Jangan Ganggu, atau Anda cukup mengatur berapa kali kotak masuk memeriksa email baru.

Terserah Anda untuk mengubah pengaturan notifikasi untuk sepenuhnya menonaktifkan email tertentu. Namun, agar tidak melewatkan sesuatu yang sangat penting, Anda cukup melihat penerima dan baris subjek pemberitahuan dan segera kembali jika Anda bisa menunggu.

2. Hindari email yang sama dua kali

Pernahkah Anda membuka dan membaca email yang sama beberapa kali untuk memperbarui diri sebelum mengambil tindakan? Hal ini dapat membuang waktu dan konsentrasi Anda.

Anda dapat mencegahnya dengan melakukan sesuatu setiap kali Anda membukanya. Putuskan apakah Anda memerlukan jawaban, masukkan ke dalam file atau arsipkan, atau apakah itu sampah atau sesuatu yang bisa Anda hapus.

Memilih untuk membalas tidak berarti itu harus terjadi segera, tetapi tambahkan token atau semacam pengingat untuk memberi tahu Anda bahwa Anda perlu melakukan email Anda nanti.

Kotak masuk juga dapat berisi pengingat email. Misalnya, Spark memungkinkan Anda menunda pesan untuk jangka waktu tertentu dan mengingatkannya pada hari dan waktu tertentu. Ini juga memungkinkan Anda mengatur pengingat untuk melacak email yang Anda kirim jika Anda belum menerima tanggapan dari penerima.

Apa pun di antara email masuk yang tidak perlu Anda balas segera, Anda tidak perlu mengirim file, Anda tidak perlu mengirim sampah atau langsung membuangnya – sebagian besar penyedia email membuatnya sangat sederhana, jadi terbaik melakukannya dan Anda selesai.

Ini juga membantu untuk menyusun beberapa aturan berdasarkan jumlah email yang Anda terima. Misalnya, siapa yang memiliki prioritas dan waktu respons. Yang lain terbiasa dan menemukan bahwa itu akan memberi mereka jawaban yang bagus, tetapi tidak segera.

Jika ternyata Anda memiliki email yang ditunda, gunakan metode Eat the Frog.

3. Berhenti berlangganan buletin dan email pemasaran yang tidak perlu

Anda mungkin akan mendapatkan notifikasi yang cukup sepanjang hari tanpa suara tambahan dari buletin dan email pemasaran. Mudah terpeleset dan menumpuk di kotak masuk Anda karena sibuk.

Namun, meninjaunya adalah tugas lain yang kehilangan fokus dan produktivitas. Ini terutama benar jika pengirim menulis email dengan cukup baik sehingga Anda dapat mengklik dan membacanya tanpa mengetahui alasannya.

Kecuali jika Anda benar-benar ingin mengambil tindakan, seperti membaca konten pembuat konten atau memanfaatkan penjualan perusahaan, berhenti berlangganan. Hemat waktu dan energi yang Anda masukkan ke dalam email ini dan ubah menjadi sesuatu yang lebih bermakna atau santai.

Jika Anda memiliki buletin dan email pemasaran yang Anda sukai untuk dibaca, Anda mungkin ingin mencoba penyedia email seperti Spark yang menawarkan Kotak Masuk Cerdas.

Fitur Kotak Masuk Cerdas memisahkan buletin dan pesan layanan dari email pribadi. Itu juga mematikan pemberitahuan dari orang asing dan pesan otomatis.

4. Blokir email yang tidak diminta – alamat dan domain

Dalam hal penyaringan spam, beberapa penyedia email bekerja lebih baik daripada yang lain. Bahkan pilihan populer seperti Outlook tidak mengizinkan spam lewat.

Namun, jika seseorang mengirimi Anda email yang tidak diminta, Anda dapat memblokir alamat email Anda. Anda mungkin juga dapat menonaktifkan seluruh domain jika ternyata Anda menerima email dari nama pengguna yang berbeda tetapi dari alamat web yang sama.

Jika Anda menggunakan Outlook, Anda dapat menemukan fitur ini di bagian Spam pada tab Mail di pengaturan Tampilan dan semua pengaturan Outlook. Gmail adalah layanan lain yang memungkinkan Anda memblokir alamat email dan bisnis dengan mudah.

Jika Anda menggunakan penyedia email yang berbeda, verifikasi fitur ini dengan memblokir domain email Anda dan mencari nama penyedia yang Anda gunakan.

Perhatikan bahwa yang terbaik adalah tidak mengklik opsi berhenti berlangganan di email spam Anda, karena Anda mungkin diarahkan ke situs yang tidak akurat yang mencari informasi pribadi Anda. Bahkan, jangan menyentuhnya sama sekali kecuali Anda menandainya sebagai spam atau menghapusnya.

Tingkatkan produktivitas Anda dengan membatasi email

Email adalah alat yang berguna untuk komunikasi. Namun, itu juga bisa mengganggu jika kita tidak lagi memperhatikannya.

Jika Anda merasa menghabiskan banyak waktu di kotak masuk, mengapa tidak mencoba satu atau beberapa kiat untuk melihat apakah itu membantu?

Sumber: makeuseof.com